La leçon de Noël : les kaplas ou la métaphysique des tableaux de bord

Noël, et plus particulièrement la « trêve des confiseurs », sont parfois l’occasion de se replonger en enfance l’espace de quelques jours. Un détour qui réserve parfois des surprises.

Cette année, parmi les présents échangés, il en est un qui m’a invité à une réflexion métaphysique inattendue : la boite de Kaplas.

C’est avant tout l’extraordinaire simplicité des planchettes de bois qui m’a intrigué. Une simplicité rendue possible par des proportions qui semblent flirter avec le nombre d’or : 1 longueur = 5 largeurs ; 1 largeur = 3 épaisseurs ; une longueur = 15 épaisseurs… à chaque fois nous sommes sur des multiples de 3 et 5 ; ces planchettes de pin semblent déterminées avec poids et mesure.  

Ce sont sans doute ces proportions qui multiplient les possibilités pour concevoir des structures miniatures dont certaines défient les lois de la pesanteur.

Face à ce nombre infini de possibilités de construction, la planchette de Kaplas apparaît comme une « brique élémentaire ». Celle-là même que les philosophes présocratiques, également appelés atomistes, n’ont cessé de chercher. Cette recherche des principes constitutifs du monde et des choses rythme l’histoire de la philosophie et des sciences et cela jusqu’à la découverte des quarks !

A la réflexion, il apparaît que c’est cette même « brique élémentaire », quoique d’un autre genre, que nous recherchions il y a quelques semaines lors d’une formation sur les tableaux de bord avec des managers.  

Je m’explique : pour construire le tableau de bord d’une unité opérationnelle, avant même de penser aux formules Excel voire aux macros, il faut identifier la nature de l’information à traiter afin de piloter son activité de façon pertinente et opérationnelle.

En définitive, un tableau de bord comptabilise ces « briques », les répartit entre les acteurs et anticipe au mieux leur volume.

Quelle est la « brique élémentaire » de mon activité ?

Pour construire un tableau de bord il faut donc commencer par se poser la question suivante : quelle est la brique élémentaire de mon service ? quels sont mes kaplas ?

Dans un service de production la réponse est très simple, c’est le nombre de pièces produites que l’on rapporte à l’heure ou à la journée. L’enjeu est ensuite de maîtriser l’ordonnancement de la production.  

Identifier la « brique élémentaire » est plus compliqué dans un service de fonctions supports tel que la comptabilité, le contrôle ou bien lorsque l’on fait de la gestion de projet.

Dans le cas de ce dernier, par exemple, le jour-homme peut constituer cette brique ; l’enjeu est alors d’identifier le bon nombre de jours nécessaires à affecter aux différents projets. L’exercice se complique lorsque le nombre de jours-hommes ne correspond pas au nombre de jours calendaires. Par exemple, un recrutement peut être estimé à 7 jours-homme mais il faudra presque deux mois pour conclure un recrutement.

Identifier le déterminant principal de mon activité

Parfois, identifier la « brique élémentaire » n’est que le premier pas. Par exemple, dans le cas d’un service de comptabilité on peut considérer que la « brique élémentaire » est le traitement à passer. Toutefois cela s’avère insuffisant pour obtenir un tableau de bord opérationnel. Il faut y ajouter un élément supplémentaire qui peut être, par exemple, les différentes échéances de paiement à honorer.

C’est là qu’intervient une deuxième question : quel est le déterminant principal de mon activité ? autrement dit, autour de quel évènement se structure-t-elle ? Qu’est-ce qui lui donne le rythme ? Dans un service de production ce sera la pièce produite, dans de la gestion de projets ce sera l’avancement du projet et dans un service comptabilité cela pourrait être l’échéancier de paiement. Il s’agit, en somme, d’identifier l’élément autour duquel se structure, de fait, l’activité du service.

Quelle est la bonne échelle d’observation ?  

Une autre réalité peut s’avérer être un frein pour modéliser la réalité de sa propre activité en tableau de bord : l’apparente hétérogénéité des opérations à comptabiliser. Un tableau de bord est aussi la réduction de la réalité à sa dimension quantitative. Cela implique de perdre en précision pour gagner en efficacité, concrètement il s’agit de réfléchir « en moyenne » et « en gros ». Pour être pertinentes, les approximations doivent s’appuyer sur un volume suffisant d’observations et données, selon les cas la période d’observation peut être la journée, la semaine, le mois ou l’année. Avec des kapla la précision et la finesse de la représentation de votre Tour Eiffel, par exemple, dépendra fortement de l’échelle choisie… plus la Tour sera grande plus il sera facile de réaliser une représentation conforme au modèle réel.

En définitive, construire un tableau de bord est un acte éminemment philosophique tant il nous invite à remonter aux principes constitutifs de la réalité que nous souhaitons ordonner. Sapientis est ordinare (le propre du sage est d’ordonner) disait Thomas d’Aquin en commentant Aristote… et c’est bien cela que fait un tableau de bord, il dispose les choses dans un certain ordre.  

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